Geschäftsprozessmanagement und -automatisierung

Ein mittelständischer Werkzeugbauer mit einem Jahresumsatz von 40M+ €.

Das starke Unternehmenswachstum der vergangenen Jahre hat die Komplexität der Prozesse erhöht und die Dokumentation der Prozesse erschwert. Dadurch war eine Optimierung des Unternehmens mit dem Ziel der Effizienzsteigerung kaum möglich. Auch weiteres Wachstum wurde gehemmt. Neue Qualitätsstandards erforderten dann einen tiefen Einblick in die Geschäftsprozesse des Unternehmens über den Produktionsprozess hinaus, was die Notwendigkeit des Geschäftsprozessmanagements nochmals verstärkte.

Die Aufgabe war nun zunächst, zu erfassen, was das Unternehmen, die Mitarbeiter, die IT-Systeme und die Dienstleister konkret - regelmäßig und unregelmäßig - tun. Wir mussten also modellieren und dokumentieren, was im Unternehmen passiert. Dazu haben wir die Geschäftsprozesse des Unternehmens ausgehend vom höchsten Abstraktionsniveau immer weiter konkretisiert und dadurch um Subprozesse verfeinert.

Als Modellierungssprache haben wir und für den de facto Standard BPMN entschieden. BPMN haben wir aber nicht der Spezifikation entsprechend vollumfänglich verwendet, sondern auf unsere Zwecke angepasst. So haben wir nur einen Diagrammtyp verwendet und auf die Verwendung von Pools und Lanes verzichtet. Tatsächlich war es ein Indiz für zu hohe Modellierungsgranularität wenn unsere Diagramme unübersichtlich wurden. Dafür haben wir unsere BPMN-Diagramme um Informationen angereichert, die die Abhängigkeiten der Prozesse von IT-Systemen enthalten. Das war gerade mit Blick auf Informationssicherheit und Kontinuitätsmanagement eine gute Entscheidung.

Wir habens uns gegen den Einsatz einer Business Process Execution Engine entschieden. Diese Lösungen versprechen eine automatisierte Ausführung von Prozessen, was sie auch leisten können. Sie sind allerdings in der Regel nicht in reale Unternehmen, die nicht auf der grünen Wiese entstehen, integrierbar.

Das Ergebnis des Projekts war eine in Detailgrad und Umfang angemessene Prozesslandschaft des Unternehmens. Dadurch konnten die Prozesse nun effizient optimiert werden. Weiteres Unternehmenswachstum ließ sich organisatorisch effektiv umsetzen. Prüfungsrechtliche Anforderungen waren leicht erfüllbar. Das Projekt dauerte 16 Wochen und wurde vom Kunden mit 87.500 € vergütet.