Dokumentenmanagement

Eine mittelständisches Kapitalverwaltungsgesellschaft mit einem Jahresumsatz von über 50 Millionen Euro, stand vor der Herausforderung, ihr veraltetes Dokumentenmanagement-System, das hauptsächlich auf Microsoft Excel basierte, zu modernisieren. Als externer Berater wurde ich beauftragt, das Projekt zur Migration auf die d-velop Cloud-Lösung zu leiten, einschließlich der Integration des Vertragsmanagements und des Rechnungsbearbeitungsprozesses.

Die bestehende Dokumentenmanagement-Struktur des Unternehmens basierte auf einer Vielzahl von Excel-Tabellen. Diese Lösung war ineffizient, fehleranfällig und erfüllte nicht die wachsenden Anforderungen an Sicherheit, Compliance und Zugänglichkeit. Ziel war es, eine zentralisierte, sichere und effiziente Cloud-basierte Lösung einzuführen, die den gesamten Dokumentenfluss digitalisiert und automatisiert.

Die erste Phase des Projekts umfasste eine umfassende Analyse der bestehenden Dokumentenmanagement-Prozesse. Wir identifizierte Schlüsselbereiche, in denen Verbesserungen erforderlich waren, einschließlich der Vertragsverwaltung und der Rechnungsbearbeitung. Zudem wurden die spezifischen Anforderungen des Unternehmens an die neue Lösung ermittelt.

Nach sorgfältiger Prüfung verschiedener Optionen entschieden wir uns für Cloud-Lösung von d-velop, die zusätzlich zur nativen Plattform ein lebendiges Ökosystem an Erweiterungen anbietet. Diese Plattform bot zusätzlich eine hohe Benutzerfreundlichkeit, starke Sicherheitsfunktionen, umfangreiche Anpassungsoptionen und eine gute Integration in bestehende Systeme.

Zunächst wurden alle bestehenden Dokumente, einschließlich Verträge und Rechnungen, aus den Excel-Tabellen automatisch in die d-velop Cloud übertragen. Dies erforderte eine individuelle Migrationssoftware und eine sorgfältige Planung, um Datenverluste zu vermeiden und die Integrität der Informationen zu gewährleisten.

Die Vertragsmanagement- und Rechnungsbearbeitungsprozesse wurden in die neue Plattform integriert. Wir automatisierten viele der bisher manuellen Schritte, um Effizienz und Genauigkeit zu erhöhen.

Dann führten wir umfassende Schulungen für alle Mitarbeiter durch, um sicherzustellen, dass sie mit der neuen Software vertraut waren und diese effektiv nutzen konnten.

Besondere Aufmerksamkeit galt der Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsstandards. Wir nutzten verschiedene Sicherheitsmechanismen, darunter Zugriffskontrollen und Verschlüsselung, um die Sicherheit sensibler Unternehmensdaten zu gewährleisten.

Eine der größten Herausforderungen war der Widerstand einiger Mitarbeiter gegen den Wechsel von den vertrauten Excel-Tabellen zu einem neuen System. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, führte ich mehrere Informations- und Schulungssessions durch und stellte detaillierte Anleitungen und Support bereit, um den Übergang zu erleichtern.

Nach Abschluss des Projekts verfügt das Unternehmen nun über ein hochmodernes Dokumentenmanagementsystem, das eine effiziente, sichere und Compliance-konforme Verwaltung von Dokumenten ermöglicht. Die Automatisierung der Vertrags- und Rechnungsprozesse führte zu einer signifikanten Zeitersparnis und Reduzierung von Fehlern. Das Projekt war in 14 Wochen abgeschlossen und wurde vom Kunden mit 67.500 € vergütet.